MOJAB 24

سوال ۱ هر فرآیندی را که می خواهی (می خواهی) در چارچوب این تمرین شرح دهی، بگیر. بهتر است فرآیند مربوط به فناوری اطلاعات (مانند مدیریت اسناد) را در نظر بگیری. فرآیند را به صورت فعلی شرح ده، اگر امکان دارد به طور مفصل. بعد از آن - فرآیند را با در نظر گرفتن هرگونه خودکارسازی یا پیاده سازی سیستم جدید شرح ده. از هر نرم افزاری استفاده کن. نظرات و افکاری که در حال آماده سازی پاسخ به سوال پیش می آید، تحسین می شوند. پاسخ به سوال را با ارجاع به یک فضای ذخیره ابری به این تمرین پیوست کن.

فرآیند مدیریت اسناد در یک شرکت فناوری اطلاعات به صورت فعلی به این شکل است:

1. دریافت اسناد از مشتریان یا همکاران از طریق ایمیل یا سیستم فایل های اشتراکی.
2. بررسی و طبقه بندی اسناد بر اساس موضوع، تاریخ و اهمیت.
3. ذخیره و آرشیو کردن اسناد در پوشه های مرتبط در سیستم فایل های داخلی.
4. اعلام به همکاران در صورتی که اسناد جدید اضافه شده باشند.
5. به روزرسانی و نگهداری اسناد بر اساس نیازهای جدید و تغییرات در سازمان.

حالا فرآیند مدیریت اسناد را با استفاده از یک سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی (EDMS) بهینه سازی می کنیم:

1. ایجاد فرمت استاندارد برای دریافت اسناد از طریق سیستم EDMS.
2. اتوماسیون فرآیند طبقه بندی و ذخیره سازی اسناد بر اساس الگوهای پیش تعیین شده.
3. امکان جستجو و دسترسی سریع به اسناد با استفاده از ویژگی های متنوع فایل ها.
4. اعلام به همکاران از طریق سیستم در صورت اضافه شدن اسناد جدید.
5. ایجاد گزارشات و آمارهای مربوط به مدیریت اسناد بر اساس داده های ذخیره شده در سیستم.

لینک به فضای ذخیره ابری: فرآیند مدیریت اسناد